May 11

Better Business Writing

Better Business Writing

5 Tips to Achieve Your Business Communication Objectives

People make critical business decisions based on information presented through various business writing formats.  It is, therefore, essential that all such communication not only carries the ethos and branding of your business but also conveys a clear and unambiguous message that fulfils its purpose.

Typically, business writing is intended to:

  • Influence people and businesses to take action;
  • Convey information;
  • Justify or explain (e.g., processes, procedures, and expectations);
  • Direct action; or
  • Deliver news.

To achieve this synergy between the message and its purpose, we recommend following these 5 tips:

 1. Know Your Audience:

Your tone and delivery may vary depending on the intended recipient and the purpose of the writing; for instance, an internal email to a colleague reminding them of an upcoming meeting will look very different to a product information manual for client use.  It is important to know your audience as this will dictate the appropriateness of certain communication techniques like tone, industry jargon, informal language, visuals and emojis, and contractions.

2. Put your Key Points First and Make Sure they’re Clear:

State your key points first to achieve your business communication objectives.  Your audience should not have to sift through volumes of unnecessary or irrelevant information, potentially diluting your message.  Think about how you could effectively use email subject lines, titles and keywords.  These are the simplest means of instantly introducing the reader to the purpose and intent of your communication.

3. Keep Language Simple:

Keep your business writing simple and to the point; this will get your message across more clearly and can be achieved through a multitude of techniques, like using everyday words and using the active rather than the passive voice.

4. Use Your Active Voice:

Not only does the active voice reduce the word count, but it also makes your writing sound more decisive by delivering a clearer and crisper message.  For example,

– A decision was taken by the Board to pivot the business (Passive);

– The Board decided to pivot the business (Active).

5. Keep it Professional:

Regardless of the purpose of the business communication, always maintain a level of professionalism, even if you’re just sending a quick-fire email to a colleague.  It’s not only the business’s reputation that can be affected by miscommunication but your own professional reputation too.

In Conclusion:

These 5 tips will help you avoid the more common errors found in business communications but the list is not exhaustive.  Honing your business writing skills is certainly a worthwhile endeavour alternatively, if you are not confident in your business writing, consider outsourcing your more important technical and professional writing.

About The Author

Kerry-Ann is a legal graduate and compliance specialist with a demonstrated history of working in the legal and corporate environments. Kerry-Ann is also an English graduate and certified proofreader and editor, specialising in corporate and academic documents and assisting writers for whom English is a second language. Kerry-Ann is skilled in Corporate Compliance, Corporate Governance, Corporate Communication, Contract Management, Negotiation, Management, Leadership, and Business Planning.

130 Comments

  1. UtnvLoown
    January 29, 2024 at 6:45 am ·
  2. LarryEroms
    January 29, 2024 at 1:14 pm ·
  3. CharlesReaps
    January 29, 2024 at 8:53 pm ·

    https://synthesit-shop.ru/ – Синтезит железо

  4. Name (required)
    February 2, 2024 at 11:24 am ·

    SfvZEGbhml

  5. GeorgeGibia
    February 5, 2024 at 1:30 pm ·

    Стальные шаровые краны https://sharovyekrany.ru/ – РѕС‚ производителя

  6. Name (required)
    February 9, 2024 at 9:03 pm ·

    ZBNiQLvUztS

  7. Avtoshkola_xjpr
    February 13, 2024 at 2:46 am ·

    Получи права управления автомобилем в лучшей автошколе!
    Стремись к профессиональной карьере вождения с нашей автошколой!
    Пройди обучение в лучшей автошколе города!
    Учись правильного вождения с нашей автошколой!
    Стань безупречным навыкам вождения с нашей автошколой!
    Научись уверенно водить автомобиль с нами в автошколе!
    Достигай независимости и свободы, получив права в автошколе!
    Продемонстрируй мастерство вождения в нашей автошколе!
    Обрети новые возможности, получив права в автошколе!
    Запиши друзей и они заработают скидку на обучение в автошколе!
    Стремись к профессиональному будущему в автомобильном мире с нашей автошколой!
    Учись и научись водить автомобиль вместе с нашей автошколой!
    Улучшай свои навыки вождения вместе с опытными инструкторами нашей автошколы!
    Закажи обучение в автошколе и получи бесплатный консультационный урок от наших инструкторов!
    Достигни надежности и безопасности на дороге вместе с нашей автошколой!
    Прокачай свои навыки вождения вместе с лучшими в нашей автошколе!
    Завоевывай дорожные правила и навыки вождения в нашей автошколе!
    Стремись к настоящим мастером вождения с нашей автошколой!
    Накопи опыт вождения и получи права в нашей автошколе!
    Пробей дорогу вместе с нами – пройди обучение в автошколе!
    теорія правил дорожнього руху https://avtoshkolaznit.kiev.ua .

  8. Deborah2031
    February 13, 2024 at 9:29 am ·

    Элвис Пресли, безусловно, один из наиболее влиятельных музыкантов в истории. Родившийся в 1935 году, он стал иконой рок-н-ролла благодаря своему харизматичному стилю и неповторимому голосу. Его лучшие песни, такие как “Can’t Help Falling in Love”, “Suspicious Minds” и “Jailhouse Rock”, стали классикой жанра и продолжают восхищать поклонников по всему миру. Пресли также известен своими выдающимися выступлениями и актёрским талантом, что сделало его легендой не только в музыке, но и в кинематографе. Его наследие остается живым и вдохновляет новые поколения артистов. Скачать музыку 2024 года и слушать онлайн бесплатно mp3.

  9. Winstonkem
    February 13, 2024 at 9:34 am ·
  10. Stevennox
    February 13, 2024 at 4:48 pm ·

    [url=https://1abakan.ru/forum/showthread-42810/page-1/]https://1abakan.ru/forum/showthread-42810/page-1/[/url]

  11. Abe Bemo
    February 14, 2024 at 10:07 pm ·

    Insightful piece

  12. p_n_prMl
    February 15, 2024 at 1:56 am ·

    Полюби пін ап
    ігрові автомати онлайн https://pinupcasinoqgcvbisd.kiev.ua/ .

  13. remontnaya_scmr
    February 15, 2024 at 2:30 pm ·

    Секреты ремонта смеси
    смесь для кирпича https://remontnaja-smes-dlja-kirpichnoj-kladki.ru/ .

  14. 1_yjKt
    February 20, 2024 at 8:17 pm ·

    1xBet: Your Ultimate Betting Destination
    1xbet download app Download 1xbet .

  15. KthGrand
    February 22, 2024 at 10:22 pm ·
  16. Amalia1249
    February 22, 2024 at 11:35 pm ·
  17. Xthfroota
    February 22, 2024 at 11:59 pm ·
  18. Ctnloome
    February 23, 2024 at 5:17 am ·
  19. priscillawheuer
    February 23, 2024 at 10:12 am ·

    Experience convenience and satisfaction with Kros Disposable Vape. Featuring a compact design and a variety of delicious flavors, Kros delivers smooth vaping pleasure wherever you go. Discover simplicity with Kros Disposable Vape.

  20. Syhkglymn
    February 23, 2024 at 2:30 pm ·
  21. KtbGrand
    February 25, 2024 at 2:27 am ·
  22. Xjeroota
    February 25, 2024 at 2:47 am ·
  23. Ctjloome
    February 25, 2024 at 9:14 am ·
  24. porn
    February 25, 2024 at 2:39 pm ·

    Better Business Writing

    http://hope.wkphc.org/web/

  25. Sheglymn
    February 25, 2024 at 5:44 pm ·
  26. child porn
    February 25, 2024 at 9:33 pm ·

    Better Business Writing

    https://hugvoting.com/question-2-4/

  27. tur_kaor
    February 26, 2024 at 9:40 am ·

    Путешествие по историческим местам
    – Экзотическая природа: турция туроператоры
    турция путевка на двоих цена https://anex-tour-turkey.ru .

  28. tury_qoPa
    February 26, 2024 at 1:01 pm ·

    Релаксация на туре в Турцию
    путевка в турцию все включено с перелетом цена http://www.tez-tour-turkey.ru .

  29. Xjjeroota
    February 27, 2024 at 12:58 am ·
  30. KethGrand
    February 27, 2024 at 9:41 am ·
  31. Gemma2551
    February 27, 2024 at 12:23 pm ·
  32. gruzoperev_nlSr
    February 27, 2024 at 3:26 pm ·

    Грузоперевозки для частных лиц
    грузоперевозки харьков и область https://www.moving-company-kharkov.com.ua .

  33. Smgglymn
    February 27, 2024 at 3:55 pm ·
  34. Cnntloome
    February 27, 2024 at 4:30 pm ·
  35. Cassidy3502
    February 27, 2024 at 4:33 pm ·
  36. Jimmy1221
    February 27, 2024 at 10:51 pm ·
  37. Sebastian1713
    February 28, 2024 at 7:43 am ·
  38. Amelie4051
    February 28, 2024 at 12:02 pm ·
  39. Luna1117
    February 28, 2024 at 4:21 pm ·
  40. spectehn__iukl
    February 28, 2024 at 7:08 pm ·

    Де купити якісну спецтехніку
    купити спецтехніку https://spectehnika-sksteh.co.ua .

  41. Gus451
    February 28, 2024 at 10:08 pm ·
  42. ustanovka_ljel
    February 28, 2024 at 10:28 pm ·

    Важные критерии
    15. Установка кондиционера: соблюдение всех правил и нормативов
    inverter daikin https://ustanovit-kondicioner.ru .

  43. Brianna4915
    February 28, 2024 at 11:52 pm ·
  44. Crmmloome
    February 29, 2024 at 8:08 am ·
  45. Xmtfroota
    February 29, 2024 at 11:00 am ·
  46. Snduglymn
    February 29, 2024 at 11:31 am ·
  47. Amber2218
    February 29, 2024 at 12:49 pm ·
  48. prodazha_dcma
    February 29, 2024 at 5:07 pm ·

    Лучшие предложения по продаже кондиционеров
    кондиционер установка http://www.prodazha-kondicionera.ru/ .

  49. Hermione1009
    February 29, 2024 at 5:38 pm ·
  50. Delia467
    February 29, 2024 at 6:53 pm ·
  51. Kourtney3193
    February 29, 2024 at 10:37 pm ·
  52. Denise3908
    March 1, 2024 at 2:28 am ·
  53. Mitchell2964
    March 1, 2024 at 5:23 am ·
  54. Arabella3876
    March 1, 2024 at 7:20 am ·
  55. Camden638
    March 1, 2024 at 12:22 pm ·
  56. montazh_qnSl
    March 1, 2024 at 6:58 pm ·

    4. Как не ошибиться при выборе монтажной бригады
    кондиционер стоимость montazh-kondicionera-moskva.ru .

  57. Eduardo4149
    March 1, 2024 at 7:30 pm ·
  58. Alistair1844
    March 1, 2024 at 11:29 pm ·
  59. kondicione_aqsi
    March 2, 2024 at 2:23 pm ·

    1. Где купить кондиционер: лучшие магазины и выбор
    2. Как выбрать кондиционер: советы по покупке
    3. Кондиционеры в наличии: где купить прямо сейчас
    4. Купить кондиционер онлайн: удобство и выгодные цены
    5. Кондиционеры для дома: какой выбрать и где купить
    6. Лучшие предложения на кондиционеры: акции и распродажи
    7. Кондиционер купить: сравнение цен и моделей
    8. Кондиционеры с установкой: где купить и как установить
    9. Где купить кондиционер с доставкой: быстро и надежно
    10. Кондиционеры: где купить качественный товар по выгодной цене
    11. Кондиционер купить: как выбрать оптимальную мощность
    12. Кондиционеры для офиса: какой выбрать и где купить
    13. Кондиционер купить: самый выгодный вариант
    14. Кондиционеры в рассрочку: где купить и как оформить
    15. Кондиционеры: лучшие магазины и предложения
    16. Кондиционеры на распродаже: где купить по выгодной цене
    17. Как выбрать кондиционер: советы перед покупкой
    18. Кондиционер купить: где найти лучшие цены
    19. Лучшие магазины кондиционеров: где купить качественный товар
    20. Кондиционер купить: выбор из лучших моделей
    сплит система http://www.kondicioner-cena.ru/ .

  60. kupit_vhEt
    March 2, 2024 at 6:33 pm ·

    Преимущества

    wordpress хостинг http://www.kish-host.ru .

  61. Xtnvroota
    March 4, 2024 at 11:05 am ·
  62. Name (required)
    March 6, 2024 at 7:30 am ·

    dgOTjAhNYlq

  63. KtncxGrand
    March 7, 2024 at 1:22 am ·
  64. Crndloome
    March 7, 2024 at 8:21 am ·
  65. Kevininath
    March 10, 2024 at 12:43 am ·
  66. remont_gtpi
    March 10, 2024 at 11:30 am ·

    Ремонт холодильников Атлант: качество и надежность по выгодной цене.

    ремонт холодильников атлант ремонт холодильников атлант в минске .

  67. porno izle
    March 10, 2024 at 11:51 am ·
  68. KmevGrand
    March 11, 2024 at 11:08 am ·
  69. Crhcloome
    March 11, 2024 at 6:58 pm ·
  70. Xnrroota
    March 11, 2024 at 11:19 pm ·
  71. Srthvglymn
    March 12, 2024 at 3:25 pm ·
  72. peretyazhka vsmi
    March 12, 2024 at 4:51 pm ·

    Доверь перетяжку мебели профессионалам в Минске
    перетяжка кресел минск https://obivka-divana.ru/ .

  73. Зареструватися
    March 13, 2024 at 2:14 am ·

    Thank you for your sharing. I am worried that I lack creative ideas. It is your article that makes me full of hope. Thank you. But, I have a question, can you help me?

  74. binance
    March 14, 2024 at 9:11 am ·

    Your point of view caught my eye and was very interesting. Thanks. I have a question for you.

  75. ingibitory_dhmr
    March 14, 2024 at 11:57 am ·

    коррозии металла ingibitor-korrozii-msk.ru .

  76. detskie_gtEi
    March 14, 2024 at 3:02 pm ·

    заказать детскую коляску https://detskie-koljaski-msk.ru .

  77. KmevGrand
    March 16, 2024 at 1:55 am ·
  78. Xnrroota
    March 16, 2024 at 2:11 am ·
  79. Crhcloome
    March 16, 2024 at 9:57 am ·
  80. registrera dig f"or binance
    March 16, 2024 at 4:38 pm ·

    Your article helped me a lot, is there any more related content? Thanks!

  81. Srthvglymn
    March 16, 2024 at 5:20 pm ·
  82. teplovizor_agor
    March 18, 2024 at 10:26 am ·

    Плюсы и минусы использования тепловизора в быту
    купить тепловизоры teplovizor-od.co.ua .

  83. prodvizhen_iipt
    March 18, 2024 at 1:20 pm ·

    Топ-10 ошибок при продвижении сайта
    10
    сео анализ сайта https://www.seo-prodvizhenie-sayta.co.ua/ .

  84. Xthdroota
    March 19, 2024 at 5:20 am ·
  85. KxebGrand
    March 19, 2024 at 7:57 am ·
  86. casino imOt
    March 19, 2024 at 10:07 am ·

    ?Apostar sin riesgo con el bono casino sin deposito!
    casino online bono sin deposito bono gratis para casino sin deposito .

  87. pricel_qrsn
    March 19, 2024 at 11:23 am ·

    обзор
    16. Прицелы с автоматической коррекцией при изменении дистанции
    оптический прицел недорого opticheskiy-pricel-odessa.co.ua .

  88. Cjefloome
    March 19, 2024 at 3:31 pm ·
  89. Stehglymn
    March 19, 2024 at 5:51 pm ·
  90. psyxgo
    March 20, 2024 at 6:26 am ·

    Ad usum populi — Для народного употребления.

  91. miglior codice di riferimento binance
    March 20, 2024 at 10:36 am ·

    I don’t think the title of your article matches the content lol. Just kidding, mainly because I had some doubts after reading the article.

  92. gruzchiki_sjpr
    March 20, 2024 at 3:56 pm ·

    Закажи услуги грузчиков в Харькове онлайн
    услуги грузчиков подъем на этаж https://gruzchiki.co.ua .

  93. Xtmfroota
    March 21, 2024 at 5:18 am ·
  94. KxfcGrand
    March 21, 2024 at 8:04 am ·
  95. Registro de binance
    March 21, 2024 at 11:57 am ·

    Thanks for sharing. I read many of your blog posts, cool, your blog is very good.

  96. Cjmoloome
    March 21, 2024 at 3:44 pm ·
  97. Sedcglymn
    March 21, 2024 at 6:00 pm ·
  98. gazon klon
    March 22, 2024 at 1:21 am ·

    10 причин выбрать рулонный газон для вашего участка
    заказать рулонный газон https://rulonnyygazon177.ru/ .

  99. KmtfGrand
    March 23, 2024 at 3:57 am ·
  100. Xtenroota
    March 23, 2024 at 5:20 am ·
  101. Ctmvloome
    March 23, 2024 at 12:30 pm ·
  102. Konto na Binance
    March 24, 2024 at 9:13 am ·

    Can you be more specific about the content of your article? After reading it, I still have some doubts. Hope you can help me.

  103. Srncglymn
    March 24, 2024 at 9:00 pm ·
  104. binance sign up bonus
    March 25, 2024 at 3:49 am ·

    Your point of view caught my eye and was very interesting. Thanks. I have a question for you.

  105. KmrcGrand
    March 26, 2024 at 11:00 am ·
  106. Xssmnroota
    March 26, 2024 at 12:36 pm ·
  107. Csxxloome
    March 26, 2024 at 8:00 pm ·
  108. Srmvglymn
    March 27, 2024 at 6:57 am ·
  109. binance Registro
    March 27, 2024 at 9:31 am ·

    Can you be more specific about the content of your article? After reading it, I still have some doubts. Hope you can help me.

  110. binance
    March 27, 2024 at 3:48 pm ·

    Can you be more specific about the content of your article? After reading it, I still have some doubts. Hope you can help me.

  111. brezplacen racun na binance
    March 28, 2024 at 2:47 am ·

    Thanks for sharing. I read many of your blog posts, cool, your blog is very good.

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *